电源线成文信息管理程序

目的

   确保质量管理体系成文信息的编写、审批、发放、更改、保管和作废处于受控状态，保证成文信息客观、真实、准确地反映生产和体系活动的过程，使公司所有受控的场合使用的均为相应成文信息的有效版本，为工作的可追溯性及改进体系有效性提供信息。

2. 适用范围

   本程序适用于公司质量管理体系成文信息电源线（包括文件和记录）和相关的外来信息（如各种法规、标准、图纸等）的控制。

3. 职责

3.1  办公室负责对全公司质量管理体系成文信息的总体控制。 

3.2  生技部及各职能部门负责对与本部门有关的质量管理体系成文信息实施管理。

4.  工作程序

4.1 成文信息的分类

4.1.1 公司的质量管理体系成文信息中的文件包括管理手册、程序文件、作业指导书类技术文件、图纸。

4.1.2 公司的质量管理体系成文信息中的记录包括直接或间接地证明质量体系过程运行的有效性，产品或服务满足规范及合同要求的全部证据。本公司的记录包括但不限于：内部审核记录、管理评审记录、合同评审记录、设计和开发记录、顾客投诉记录、员工培训记录、产品各过程验证记录、过程或产品质量的改进记录、供方的质量记录等。

4.1.3 质量管理体系相关的外来信息包括各种法律、法规、国家、行业标准、图纸等。

4.2  成文信息的编号

4.2.1  管理手册

 Ｑ／CL　 Ｘ ＸＸＸ    ＸＸＸＸ

　　　　　　　　　　　　　　　　　 四位数字文件发布年份

　　　　　　　　　　　　　　　　　 文件发布顺序号，为了与体系的其他文件保持一致，特列此三位数，“000”为首发。

                                    第一位数，文件层次区分号，管理手册为“1”

                                    CL是宁波程隆电器有限公司代码

                                    Q拼音字符是质量管理体系文件代码

4.2.2  程序文件

  Ｑ／CL   Ｘ　ＸＸX  　　 ＸＸＸＸ

                                        与1规定相同

                                        按体系过程编排的程序文件顺序号

                                        文件层次区分号，程序文件为“2”

                                        与1规定相同

  4.2.3  其它质量体系文件

    Ｑ／CL Ｘ　ＸＸＸ   ＸＸ 

                                     同一程序文件引申出的其他质量文件顺序号

                                     按体系过程编排的程序文件顺序号

                                     文件层次区分号，其它质量体系文件为“3”

                                     与1规定相同 

4.2.4  记录

 ＱR　ＸＸＸ       ＸＸ  （Ｘ）

                                     记录表式修改识别序号

                                     同一程序文件引申出的记录顺序号 

                                     按体系过程编排的程序文件顺序号

                                     记录代号 

上述图示字码位置必须占满，不得省略，如无规定数字可填时，一律填写“0”，记录未经修改可以省略表式修改识别序号。

4.3  质量管理体系成文信息的控制

4.3.1 文件的编写、审核与批准：

     管理手册和程序文件由办公室负责组织编写，相关部门会签，报总经理批准后，下发各职能部门。技术工艺类文件由生技部编制，其他作业指导书由办公室组织公司各相关部门进行编写，由各部门经理审核并批准、交办公室发布执行。

4.3.2  文件的发放：

a. 文件的发放应由文件批准人对发放范围进行审批，办公室负责发放，并保持一份识别文件现行修订状态的“受控文件清单”。

b. 办公室做好文件的发放记录，填写“文件发放登记表”，同时接收人应签字。

c. 办公室对每份发放文件予以登记，以保证文件使用人员使用的文件是公司有效版本的受控文件。

d. 技术人员应对确认后的产品图纸或工艺文件实施管理。外发文件由总经理批准，并做好标识，办公室做相应的发放记录。

e. 办公室编制总“受控文件清单”，文件持有部门或持有人编制各自的“受控文件清单”，确保现场使用的文件均为有效版本。

4.3.3  文件的更改：

a. 文件的更改由公司的各级人员根据实施情况提出申请，填写“文件更改表”。文件的更改应遵循原始审批与更改审批同一人的原则，当人员或部门变动时，该审批的人员或部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

b. 当文件的更改获得审批后，办公室应完成相关页的更改，更改后应反映文件的版本号和修改状态的变更，变更方法为修改状态号递增1（即由0、1、2……依次递增），当有文件体系变动较大时，该文件需换版，版本号按（A、B、C……）英文大写字母递增，办公室将最新更改页发到受控文件持有人，收回原页。

c. 对策划和运作质量管理体系和为顾客提供产品和服务所需的外来信息如各种法律、法规、国家标准、图纸等，在使用前经生技部负责人组织评审后批准使用，办公室填写“外来文件清单”，办公室组织每年至少一次对外来文件有效性的识别和控制，并建立文件发放记录，各级人员必须使用最新版本的外来文件。

4.3.4  文件的保管和管理

a. 公司的体系文件以及各种法律、法规、国家标准等外来文件的原件，由办公室存档，其他文件及图纸由相关部门专人保存，对电脑媒体保存的文件及技术图纸采用拷贝和密码进行保护，由有使用权的人进行操作。

b. 文件版本更新后，旧文件应由文件发放部门收回并予以登记。为参考或其他原因需保留的作废文件由办公室做好作废保留文件标识，销毁文件需经总经理批准。

c. 文件应保持清晰，任何人不得在受控文件中乱涂乱画，由于工作原因文件破旧而影响使用时，应及时更新。

d. 对于质量管理体系的全部文件，编写、修改或增加新文件时，其内容需协调一致，不应相互矛盾，文件应层次分明，以利执行。

e. 文件的分类编号：为使质量管理体系文件管理系统化，需对文件进行分类编写，分类编号见本程序4.2的规定。

4.3.5 文件的评审与更新

    为适应公司持续发展的需要，管理手册、程序文件应结合公司质量管理体系评审进行评价，必要时予以修订和完善。若在运行中发现文件不适宜或需进行补充完善时，按文件更改规定进行修改。

4.3.6 记录的控制

a. 记录的收集、归档及保管由各相关部门指定专人负责并依照“记录清单”相关内容执行，各项记录要求清晰、完整、手续齐全。

b. 记录的保存地应保持干燥通风，并采取适当的防护措施，当证据以电子形式保存时，指定的负责人应注意储存媒介的保护，防止有关记录数据的丢失。

c. 需查阅存档的记录时，应征得部门负责人的批准方可查阅存档的记录。

d. 记录增删和更改均应填写“文件更改表”，增加和更改需附新表式，并报办公室审核并实施更改，并在“记录清单”上注明增删和换版状态登记。为避免混淆，应在编码后标明修改状态，用（1）、（2）、（3）……表示，办公室将删除的记录表式及时从各部门收回统一销毁，增加和换版表式由办公室随更改通知单复印件一起发至各使用部门。

e. 记录按相关文件规定的期限保存，如无规定则至少保存3年。对超过保存期或需销毁的记录，由保存部门自行销毁。

5. 相关文件      

5.1  Q/CL2610-2017       《风险和机遇的应对措施管理程序》

6. 相关记录                

6.1  QR750-01       电源线受控文件清单

6.2  QR750-02       电源线文件发放登记表

6.3  QR750-03       电源线文件更改表

6.4  QR750-04       电源线外来文件清单

6.5  QR750-05       电源线记录清单